Implementasi Sistem Manajemen Surat Berbasis Elektronik (SIMASBAIK) dalam Pengelolaan Surat di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah

Abstract

Transformasi digital dalam penyelenggaraan pemerintahan saat ini dipandang sebagai langkah penting untuk mendorong efisiensi kerja serta peningkatan kualitas pelayanan administrasi publik. Salah satu upaya yang dilakukan Pemerintah Provinsi Jawa Timur dalam mendukung proses tersebut adalah melalui penerapan Sistem Manajemen Surat Berbasis Elektronik (SIMASBAIK) sebagai inovasi dalam pengelolaan administrasi persuratan. Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji bagaimana implementasi SIMASBAIK dalam mendukung pengelolaan surat secara elektronik dengan menggunakan kerangka model implementasi kebijakan Edward III. Penelitian ini menerapkan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam, observasi lapangan, serta penelaahan dokumen yang berkaitan dengan aparatur yang terlibat langsung dalam pengoperasian dan pengelolaan SIMASBAIK. Teknik analisis data dilakukan secara kualitatif dengan tahapan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan SIMASBAIK didukung oleh pola komunikasi yang berjalan cukup baik, ketersediaan sumber daya organisasi yang memadai, sikap pelaksana yang cenderung mendukung, serta struktur birokrasi yang relatif adaptif terhadap penerapan sistem digital. Namun demikian, penelitian ini juga menemukan sejumlah kendala, antara lain perbedaan klasifikasi kode surat antarinstansi, pengembangan aplikasi yang belum sepenuhnya terintegrasi, serta keterbatasan kompetensi sumber daya manusia dalam pengelolaan sistem.